İş maili nasıl yazılır?, Kurumsal mail nasıl yazılır?, Resmi mail nasıl yazılır?, Örnek mail, mail yazmaya nasıl başlanır? Mail yazarken nelere dikkat edilir?
E-mail (E-posta) günlük hayatımızda sıklıkla kullandığımız bir iletişim aracı haline geldi. Çoğunlukla iş hayatında kullanılsa da artık mail adresi olmadan herhangi bir web sitesine veya benzer bir platforma üye bile olamıyoruz. İş yerlerinde mail onaysız bir işlem bile yapılmamaktadır. Mail artık vazgeçilmezlerimiz arasında yerini almış durumda, peki iş maili yeni kurumsal mail yazarken dikkat edilmesi gerekilenler nelerdir? Sizler için paylaştık ve örnek bir mail yazdık.
Kurumsal mail nasıl yazılmalıdır
İş maili nasıl yazılır? Mail yazarken resmi bir dil kullanmanız gerekmektedir. Alıcı arkadaşınız bile olsa kurumsal maillerde günlük hayatta kullandığımız samimi iletişim terimlerini kullanmaktan kaçınmalısınız.
Mail başlığı net, kısa ve anlaşılır şekilde odak kelimeler kullanılarak yazılmalıdır.
Mail yazarken merhaba veya selam şeklinde başlanılmalıdır.
Mail içeriğini yazım kurallarına uyarak yazmalısınız. Ayrıca metnin uzun olmaması, kısa ve anlaşılır olması gerekmektedir.
İçeriğin yazı boyutu ve metin biçimi aynı olmalıdır. Bir satırda punto 10 kullanıp, diğer satırda vurgulamak için puntoyu 15 yapmamalısınız.
Mail yazınızı tamamladıktan sonra tekrar gözden geçirerek yazım yanlışı olup, olmadığına dikkat etmeniz gerekmektedir.
Maile ek olarak ekleyeceğiniz bir görsel veya dosya var ise, görseli mail gövdesine değil, mail eki olarak yüklemeniz gerekmektedir. Mail gövdesine sürükleyerek bıraktığınız görsel rahatsız edici ve düzensiz bir mail haline dönüşebilmektedir.
İş hayatında sıklıkla yapılan hatalardan bir tanesi de mailin yanlış kişiye gönderilmesidir. Mail yazınızı yazdıktan sonra mutlaka alıcı ve ilgi kısmına doğru kişileri eklediğinizden emin olmalısınız.
Yüksek boyutlu bir dosya eklenecekse, dosya upload sitelerinden dosyanızı upload ederek link şeklinde mail gövdesine yerleştirmeniz gerekmektedir. Linkin ne ile ilgili olduğunu kısa bir açıklama ile belirtmelisiniz. Örneğin “ilk yardım eğitimi için hazırlamış olduğum sunum dosyasını linkten indirebilirsiniz” şeklinde açıklama yazılmalıdır.
Mail sonunda mutlaka iyi günler veya iyi çalışmalar dilerim veya görüşmek üzere yazılmalıdır.
Kurumsal mail örneği
Kurumsal mail örneği aşağıdaki gibidir.
Mail Konusu: Kusurlu teslim edilen ürün hakkında
Gamze Hanım merhaba,
E-ticaret platformunuzdan 01.11.2022 tarihinde satın almış olduğum 616544 sipariş numaralı avize ürünü, kargo firması tarafından kırık olarak teslim edildi. Ürünü geri gönderebilmem için bir iletişim adresi paylaşmanızı rica ediyorum.
Kusurlu teslim edilen ürünün görselleri ekte paylaşılmıştır.
İyi çalışmalar dilerim.
Bir önceki yazımızda İstanbul’daki öğretmenevleri hakkında bilgiler vermiştik.